Spletno računovodstvo postaja vedno bolj priljubljeno med uporabniki, tako v računovodskih servisih kot v podjetjih. Zasnovano je v smeri brezpapirnega poslovanja, največja prednost pa je v tem, da registrirani uporabniki lahko dostopajo v program in druge z njim povezane aplikacije kar preko spleta, za kar potrebujejo le internetno povezavo.
Program za račune, ki ga ni potrebno nameščati na računalnik in do katerega je mogoče dostopati iz katerekoli elektronske naprave z internetno povezavo, je povezan tudi z drugimi spletnimi aplikacijami, kot so spletne trgovine, maloprodajni programi, davčne blagajne in drugo. Zato za vsak proces ni potrebno nalagati programov na računalnik, podatki pa se med seboj hitro izmenjujejo.
Spletno računovodstvo hitro posodablja in izmenjuje podatke
Prednost vodenja poslovnih knjig v programu, ki deluje na spletu, je v tem, da se vsi podatki varno shranjujejo v oblaku in na strežnikih ponudnika storitve ter se nato v realnem času izmenjujejo. Tako lahko uporabnik pobira podatke iz spletne trgovine in pripravi e-račun v programu. Ali pa pobere podatke iz davčne blagajne in ustvari elektronski gotovinski račun.
Na drugi strani pa se finančni in poslovni podatki nenehno posodabljajo, tako kot program sam. Zato uporabniku ni potrebno ročno zagnati posodobitev, tudi kar se tiče novih podatkov, ki so pomembni za obračune plač in drugo. Posodabljajo se tudi podatki o kupcih, ki jih program pridobiva iz javne baze podatkov. To olajšuje delo, saj podatkov ni potrebno iskati in preverjati.
Spletno računovodstvo povezuje računovodjo in podjetnika
Vodenje poslovnih knjig na spletu je namenjeno hitrejšemu povezovanju med podjetnikom in računovodjo. Podjetniku ni potrebno tako pogosto prihajati v računovodski servis s kupom papirnate dokumentacije, saj lahko številne dokumente pošlje računovodji kar preko programa. Lahko gre za elektronski dokument v XML obliki ali pa za PDF dokument v digitalni obliki.
Uporabna je tudi aplikacija na mobilnem telefonu, ki podjetniku omogoča, da preko nje pošlje skeniran prejet račun, izdan račun ali kateri drugi dokument v digitalni obliki. Papirnat račun slika s telefonom, ga naloži v aplikacijo in pošlje neposredno v program, kjer ga v istem trenutku prejme računovodja in ga lahko takoj poknjiži ali plača preko spletne banke.
Računovodja ima podatke v vsakem trenutku na voljo, podjetnik pa lahko preko aplikacije pregleduje finančne in poslovne podatke, kot so na primer odprta in zapadla plačila, podatki o dobaviteljih in kupcih ter drugo.
Izdajanje in uvažanje e-računov in elektronskih dokumentov
Brezpapirno poslovanje in vodenje poslovnih knjig se je v večji meri preselilo na splet. Podjetja izdajajo e-račune, kupci pa jih prejmejo v svojih bančnih programih, na elektronskem poštnem naslovu ali pa v portalih, ki so namenjeni za uvažanje in izdajanje elektronskih faktur. Enako velja tudi za avanse, dobropise in gotovinske e-račune.
Prednost je v tem, da dokumentov v XML obliki ni potrebno spreminjati, saj vsebujejo vse podatke. Zato se zmanjša tudi možnost napak pri plačevanju in knjiženju na temeljnico. Poleg tega pa spletno računovodstvo računovodji olajšuje delo, saj ni potrebno ročno prepisovati in vnašati podatkov iz fizičnega papirja v program za račune. Vsi procesi izdaje, prejema in plačila računov se lahko opravijo na spletu.