poenostavljeni-potni-nalogi

Poenostavljeni potni nalogi

Vsako službeno pot spremljajo tudi potni nalogi, ki tako ustvarijo kar dosti nujnega dela. Predvsem moramo paziti na to, da imamo vso potrebno dokumentacijo in se kakšni pomembni podatki ne izgubijo. V mislih moramo imeti kar nekaj podrobnosti, da lahko ugodimo vsem zahtevam in pravilno obračunavamo potne stroške, imamo pa tudi nekatere dodatne naloge, na katere ne smemo pozabiti. Navsezadnje se službene poti vpisujejo tudi v lastno evidenco podjetja, da imamo lahko dober nadzor nad svojim poslovanjem. Vse to pomeni, da se bo treba potnim nalogom malo bolj pozorno posvetiti, saj bo z njimi kar nekaj dela.

Opravki so sicer odvisni od situacije, predvsem od tega, za kakšne poti gre in kako pogoste so. V nekaterih podjetjih je delo precej enostavno in ga lahko povsem avtomatiziramo, recimo če opravljamo vedno iste poti. A zelo verjetno je, da bomo morali biti pri pripravi potnih nalogov veliko bolj fleksibilni, pogosto opravljamo različne službene poti, upoštevati pa je treba še mnoge detajle, ki jih ne moremo imeti vedno pod popolno kontrolo. Tako so zelo dobrodošle rešitve, s katerimi se potni nalogi lahko poenostavijo.

Potni nalogi se lahko avtomatizirajo

Veliko dela si lahko poenostavimo tako, da opravila kar avtomatiziramo. Na ta način seveda lahko potni nalog opremimo z nekaterimi nujnimi informacijami, ki jih računalnik samodejno pripiše, recimo datum, zaporedno številko, podatke o podjetju … To niso zahtevne naloge, je pa delo lahko zamudno in nepotrebno, poleg tega vedno obstaja tveganje za napake.

Glavna prednost naprednih računalniških programov pa je v tem, da lahko avtomatizirajo tudi druga opravila pri izstavljanju potnih nalogov. Na podlagi načrtovane oziroma opravljene poti lahko samodejno izračunajo razdalje, prav tako se obračunajo dnevnice in drugi stroški na podlagi vpisanih podatkov. Večino dela na ta način zelo poenostavimo, potni nalogi bodo pripravljeni hitro in brez napak, tudi če gre za kakšne bolj kompleksne službene poti.

Potni nalogi v dostopnem sistemu

Ključna prednost takšnega sistema je tudi dostopnost, ki jo nudi prijazen uporabniški vmesnik. Pomembno je, da lahko do sistema dostopamo tudi na poti, da lahko sproti urejamo podatke o službeni poti. Tako imajo do podatkov dostop vsi, tako zaposleni kot vodstvo podjetja, lahko tudi računovodski servis in drugi strokovnjaki. Nekateri programi so zelo prijazni do uporabnikov, lahko jih dosežemo preko spleta ali kar preko mobilne aplikacije, zelo enostavno je tudi urejanje ključnih parametrov pri načrtovanju oziroma izvedbi službenega potovanja.

Dodatne naloge pri pripravi potnih nalogov

Ne pozabimo, da samo oblikovanje potnega naloga še ni dovolj, tudi če pri tem vnesemo vse potrebne podatke. Pripravljen dokument je treba izstaviti, pogosto ga natisnemo in arhiviramo. Seveda je treba obračunati stroške in pripraviti plačilne naloge, službene poti pa moramo ustrezno knjižiti. Vse to so naloge, ki predstavljajo dodatno delo, ki bi se mu verjetno raje izognili. Napredni računalniški programi nam to omogočajo, saj prevzamejo vsa ta opravila. Tako nam potni nalogi ne bodo predstavljali težav, saj z njimi praktično ne bo dela, izognemo pa se tudi tveganju za kakšne napake, ki bi bile na tem področju velika nevšečnost.