Mesečni najem tehnologije podjetjem zagotavlja stroškovno učinkovito tiskanje, skeniranje in fotokopiranje dokumentov. Ker zaposleni v pisarni ne morejo skenirati dokumentov na tiskalniku, so za to na voljo multifunkcijske naprave, ki nudijo različne funkcije v eni napravi.
Najem tehnologije znižuje stroške tiskanja, saj so v fiksno mesečno najemnino zajete različne storitve, ki bi jih sicer moralo podjetje dodatno plačati, če bi napravo kupilo. Poleg tega lahko podjetje naroči brezplačen preizkus določene naprave in tako na podlagi uporabe ugotovi, ali potrebuje še druge funkcije. Pri tem je pomembna tudi hitrost tiskanja, enostavnost uporabe in kakovostno izpisovanje črnila na papir.
Skeniranje z zmogljivo programsko opremo
Pri funkciji skeniranja dokumentov ni toliko pomembna strojna oprema multifunkcijske naprave, saj se pri tej funkciji ne porabljajo kartuše s tonerjem oziroma ne gre za izpisovanje in klasično printanje z barvami ali črno belimi izpisi. Pomembno pa je, da multifunkcijska naprava nudi obojestransko in hitro skeniranje.
Pri programski opremi je pomembno, da multifunkcijska naprava omogoča pošiljanje skeniranih dokumentov v omrežno mapo na računalniku ali pa na elektronsko pošto. Hkrati je pomembna tudi kompatibilnost z operacijskimi sistemi Windows, Linux in MacOS ter možnost povezav s priklopom na USB, LAN in Wi-Fi omrežje.
Ugodno skeniranje z brezplačnimi servisnimi storitvami
Serviserji ponudnika ob pričetku najema namestijo vso opremo in zagotovijo delovanje tako strojne kot programske opreme. Pri tem multifunkcijsko napravo povežejo z računalniki v pisarni ter poskrbijo za namestitev povezav v omrežje. Skozi celotno obdobje najema pa so podjetju na voljo brezplačne servisne storitve, kar vključuje redne servisne preglede in pomoč pri odpravi napak in okvar.
Če podjetje multifunkcijsko napravo kupi, je le-ta nekaj časa v garanciji. Po izteku garancije pa mora podjetje plačati vse stroške za vzdrževanje tehnologije in stroške popravil. Z najemom naprave pa so vse te storitve vključene v fiksno mesečno najemnino, kar občutno znižuje stroške za tiskanje. Hkrati pa je pomembno tudi to, da serviserji ponudnika najema popravijo napravo v čim krajšem možnem času, zato da zagotovijo nemoteno delo v pisarni.
Optimizacija tiska s paketi po meri
Podjetje lahko izbira med različnimi paketi in različnimi modeli multifunkcijskih naprav, kot je na primer osnovna in napredna multifunkcijska naprava ter naprava, ki omogoča tudi tiskanje na A3 papirju. Če delavci v pisarni veliko skenirajo, je najbolje izbrati tako tehnologijo, ki ima bolj zmogljivo programsko opremo. Prilagojeni paketi po meri znižujejo mesečne stroške za skeniranje, fotokopiranje in črno belo ali barvno tiskanje dokumentov.