Potni nalogi so dokumenti, ki služijo kot dokazilo, da je bila izvedena službena pot. V mnogih podjetjih je to področje vodeno zelo površno, kar ni dobro. V primeru inšpekcijskih pregledov lahko pride do kazni, če službene vožnje niso pravilno evidentirane.

Treba je določiti okvirna pravila

Kot podlaga za pisanje potnih nalog naj bi se v vsakem podjetju najprej sprejelo interni akt, ki določa, kako naj se to področje vodi. Na splošno namreč ni striktno definirano, kako naj bi se beležilo službene poti. Zato ima posamezno podjetje določen manevrski prostor na tem področju. Smiselno je napisati kriterije in pravila, ki se jih bodo nato vsi držali

Katere podatke morajo potni nalogi vsebovati?

Potni nalogi morajo biti spisani še pred odhodom na službeno pot. Če pa to ni možno, se jih spiše takoj ob povratku, ko je to možno. Pomembna je torej ažurnost in sprotna evidenca. Naloge izda in podpiše vodstvo. V vednost in podpis pa so dani tudi osebi, ki na službeno pot odhaja. Kot službena pot se šteje pot, ki je opravljena z namenom, da se opravi del delovnih zadolžitev. Lahko gre za terensko delo, udeležbo na seminarjih, delo s strankami in podobno. Ker znotraj poti nastajajo določeni stroški, jih mora kriti podjetje.

V potnih nalogih je treba navesti, kdaj je bila službena pot opravljena in koliko časa je trajala. Potrebno je napisati, s katerim prevoznim sredstvom se je šlo. Je zaposleni za to uporabil lastno, službeno prevozno sredstvo ali javni prevoz? Navesti je treba tudi namen službene poti. Kakšne zadolžitve se bo opravilo v njenem okvirju? Pomembna kategorija so tudi stroški. Na tej podlagi se namreč povrne zaposlenemu vse stroške, ki so nastali v času službene poti. Naloge je treba redno pisati in shranjevati. Le tako bo to podorčje urejeno in ne bo nobenega problema, če pride na obisk inšpekcija in zahteva dokazila.