Aplikacija za račune, ki jo je mogoče enostavno naložiti na mobilni telefon ali tablico, postaja vedno bolj pomemben del računovodstva, ki je usmerjen k brezpapirnemu poslovanju. Brezpapirno poslovanje stremi k ažurnosti, poenostavljenem sodelovanju med podjetnikom in računovodjo ter k temu, da so obema stranema finančni podatki vedno na voljo v vpogled.
Aplikacijo je mogoče preko Google Play ali App store naložiti na vse pametne telefone in tablice, ki jih podpira iOS in Android operacijski sistem. Namestitev poteka na enak način kot pri drugih prenosih. Edina razlika je le v tem, da mora uporabnik pridobiti uporabniško geslo oziroma pravico za pregled podatkov. Uporabniško geslo je vezano na računovodski in poslovni program, ki prav tako deluje preko spleta in je vanj mogoče dostopati iz katerekoli elektronske naprave.
Aplikacija za račune nudi pregled nad financami
Z uporabo spletne aplikacije, ki črpa podatke iz računovodskega programa, lahko podjetnik od kjerkoli in kadarkoli pregleduje plačila oziroma fakture, ki so že bile plačane in fakture, ki jih je še potrebno plačati. Tako lahko preverja statuse plačil za vsako prejeto fakturo. Na drugi strani pa podjetnik lahko preko telefona pregleduje tudi plačila kupcev, glede na izdane fakture.
E-računovodstvo na mobilnem telefonu nudi številne funkcije. Med drugim lahko podjetnik pregleduje promet s kupci in dobavitelji. Pri tem lahko vpiše ime dobavitelja ali kupca in izpišejo se vse finančne postavke, vključno z zneski izdanih in prejetih faktur, datumi izdaje, roki zapadlosti in odprtimi obveznostmi, ki izhajajo iz tega naslova.
Aplikacija za račune omogoča pošiljanje fakture v računovodstvo
Ena izmed bolj priljubljenih funkcij je v tem, da podjetnik lahko kar preko mobilnega telefona ali tablice pošlje prejeto ali izdano fakturo v računovodski servis, ki prejme oziroma uvozi dokument v programu za vodenje poslovnih knjig. Podjetnik to stori tako, da dokument v papirnati obliki slika s telefonom, sliko shrani v datoteko in jo v aplikaciji pretvori v ustrezen format, kot je na primer .jpg in PDF.
Omenjeni formati dokumentov se lahko v računovodstvu nato tudi enostavno natisnejo. Ko je faktura pretvorjena v ustrezen format, jo podjetnik lahko le z enim klikom pošlje v sistem oziroma program. Brezpapirno poslovanje omogoča hitre povezave med računovodjo in podjetnikom, saj knjigovodja lahko prejet dokument takoj poknjiži ali plača. Knjigovodji ni potrebno čakati, da bo podjetnik prinesel dokumente v papirnati obliki.
Aplikacija za račune razpolaga s podatki o strankah
E računovodstvo je namenjeno temu, da so finančni podatki dostopni v vsakem trenutku. Enako velja tudi za podatke o strankah oziroma kupcih podjetja. Podjetnik lahko preko pametnega telefona le v nekaj klikih pridobi kontaktne podatke in druge podatke o kupcih in dobaviteljih. Vse to zelo skrajša čas pridobivanja podatkov, saj podjetniku ni potrebno oditi do računalnika in šele tam pregledati informacije.
Ker podjetnik večino finančnih podatkov lahko pridobi sam in zelo hitro, s tem tudi razbremeni računovodjo, ki se lahko osredotoči na bolj zahtevno delo, kot je knjiženje in različni obračuni. Mobilna aplikacija za račune zahteva le vnos uporabniškega imena in gesla, vse ostale funkcije pa so v rokah uporabnika.